Sådan gør I

Godt samarbejde i byggeprojektet er resultatet af jeres daglige adfærd og interaktioner med hinanden. I har nu mulighed for at styre jeres samarbejdsadfærd på en let og systematisk måde.

Det gør I ved at gennemføre 4 simple trin.

Her får I en guide til, hvordan hvert af de fire trin gennemføres. De trin, som skal gennemføres af teamet i fællesskab, er guidet via instruktionsvideoer. Det betyder, at samarbejdsworkshoppen kan gennemføres ved at lade videoerne facilitere forløbet. På samme måde kan dialog om målingerne let faciliteres ved brug af video.

Formålet med workshoppen er, at byggeprojektets nøglepersoner i fællesskab designer den samarbejdsadfærd, I ønsker på projektet.

Kort sagt skal I sammen lave en række aftaler for samarbejdet på byggesagen.

Her følger en række instruktionsvideoer, der guider jer igennem hvert enkelt step i samarbejdsworkshoppen frem mod den færdige aftale om samarbejdsadfærd.

Læs mere om formål, dagsorden for samarbejdsworkshoppen, og hvem der skal deltage, her.

Download slidedeck til workshop.




  • 01

    Oversigt over møder

    Vi sikrer, at vi bruger møderne rigtigt, og at alle har fuld forståelse og indsigt i projektets styring og processer.

  • 02

    Overblik over IT-systemer

    Vi sikrer, at IT-systemerne bruges rigtigt, at alle ved, hvad formålet med systemerne er, og ved, hvad der forventes af dem.

  • 03

    Fælles mål for samarbejdet

    Vi definerer den konkrete adfærd, som sikrer et samarbejde, der gør, at vi når vores mål for tid, økonomi og kvalitet.

  • 04

    Samarbejdsudsagn

    Vi udvælger de 3 vigtigste samarbejdsudsagn, som beskriver den adfærd, der sikrer tillid i vores byggeprojekt. Download de 12 samarbejdsudsagn her.

  • 05

    Spilleregler for god kommunikation

    Vi definerer vores konkrete spilleregler, som sikrer effektiv kommunikation i møder, på mail og på telefon. Download "Spilleregler for god kommunikation" her.

  • 06

    Aftale om måling og dialog

    Vi aftaler, hvordan vi fastholder samarbejdet efter workshoppen. Altså hvornår og hvordan måler vi på samarbejdet og har dialog om måling.

  • 07

    Fælles risikovurdering

    Vi laver en fælles risikovurdering, der giver os et fælles overblik over projektets risici og en plan for, hvordan vi håndterer dem.

  • 08

    Hvis-så planer

    Vi laver konkrete procedurer for, hvordan vi i fællesskab håndterer de mest sandsynlige udfordringer i projektet. Download liste med arketypiske udfordringer her.

Formålet med samarbejdsworkshoppen

Formålet med workshoppen er, at byggeprojektets nøglepersoner i fællesskab designer den samarbejdsadfærd, I ønsker på projektet.

Det gøres ved at skabe fælles overblik over projektets styring (møder og IT-systemer) og ved at lave aftaler for konkret samarbejdsadfærd, for at opnå fælles mål og skabe tillid mellem parterne. Og ved at lave en konkret adfærdsorienteret beredskabsplan, som kan iværksættes, hvis projektet løber ind i udfordringer.

Dagsorden

Samarbejdsworkshoppen består af 8 trin, som projektets nøglepersoner skal igennem. Hvert af de 8 trin forklares og faciliteres ved hjælp af videoerne ovenfor.

De 8 steps på dagsordenen er:

  1. Overblik over møder

  2. Overblik over IT-systemer

  3. Fælles mål for samarbejdet

  4. Samarbejdsudsagn

  5. Spilleregler for god kommunikation

  6. Risikovurdering

  7. Hvis-så aftaler

  8. Aftale om måling og dialog

Deltagere

Alle nøglepersoner i projektteamet skal deltage i workshoppen. Deltagerne vil oftest repræsentere bygherre, rådgiver(e) og hoved/totalentreprenør. Det kan ofte også give god mening at invitere driftsfolk og vigtige underentreprenører.

I skal være i et egnet lokale, hvor der kan arbejdes fokuseret. Elektronik og telefoner skal pakkes væk. Og I skal benytte whiteboard eller flipover, så alle kan følge med, når I laver aftaler.

Brug videoerne til at guide jer igennem dagen. Men beslut inden I går i gang, hvem der faciliterer diskussionen i rummet og tager noter på whiteboard, og hvem der efterfølgende laver en god opsamling på workshoppen.

Formålet med at lave en opsamling på workshoppen er, at byggeprojektets nøglepersoner i resten af byggeprojektet let kan orientere sig i de fælles aftaler for samarbejdet. På den måde fungerer opsamlingen på workshoppen som et samlet fundament for, hvordan samarbejdet på byggesagen skal forløbe. En god opsamling sender desuden et signal om, at vi tager samarbejdet seriøst.

Dårlige opsamlinger er desværre praksis i branchen

Alt for ofte ser vi at resultatet af en opstartsworkshop bliver lavet dårligt og derfor ender nederst i skuffen. Har man brugt tid og ressourcer på at afholde en samarbejdsworkshop er det vigtigt, at resultatet benyttes aktivt som et fundament for samarbejdet igennem hele byggeprojektet. Det sikrer man ved at lave en god og brugbar opsamling.

Principper for en god opsamling

En god opsamling skal leve op til nedenstående principper.

Opsamlingen skal:

  1. Være en præcis gengivelse af de samarbejdsaftaler som blev lavet på workshoppen. Lav et afsnit for hvert punkt på dagsordenen.

  2. Sættes op på en måde, som skaber et godt overblik. Det gøres blandt andet ved at benytte mange skemaer. Se workshopvideoerne for at se, hvordan skemaerne skal se ud.

  3. Skrives i et målbart, forpligtende, simpelt sprogbrug.

  4. Indeholde billeder af teamet fra workshoppen.

  5. Gerne trykkes på kvalitetspapir i et handy format, som projektets nøglepersoner har lyst til at gemme igennem hele projektet

For at fastholde fokus på det gode samarbejde, måler vi hver måned på, hvordan det går med samarbejdet. Målingerne giver et 360 graders vurdering af samarbejdet. Det sikrer, at udfordringer og problemer kommer på banen tidligt. Så vi kan løse dem mens de er små, inden de vokser sig til store problemer og konflikter.

Målingerne skaber værdi på tre måder. Målingerne:

  1. minder os om vores samarbejdsaftaler og den konkrete samarbejdsadfærd, vi har aftalt for projektet.

  2. skaber fuld transparens om samarbejdet i projektteamet og blandt de involverede virksomheder.

  3. får sat samarbejdet på dagsordenen og sikrer, at vi får løst udfordringerne tidligt.

Målinger skal laves korrekt for at skabe værdi

Det er nyt at måle på samarbejdet i byggebranchen, og derfor gøres det enten sjældent eller forkert. For at en måling skal skabe værdi, skal tre kriterier være opfyldt.

Målingen skal være:

  1. Proaktiv

  2. Relevant

  3. Entydig

En proaktiv måling, er en måling som skaber input til at skabe en forbedring i byggeprojektet. Målingen skal laves ofte og danne udgangspunktet for en fælles løsningsorienteret dialog om forbedringer. Vi anbefaler, at I måler mindst én gang om måneden.

Det modsatte af en proaktiv måling er en reaktiv måling. En reaktiv måling laves i slutning af et byggeprojekt, og giver derfor ikke mulighed for at lave forbedringer i byggeprojektet. På den måde har den reaktive målingen ingen værdi for det igangværende byggeprojekt.

Målingen skal være relevant. For at gøre en måling relevant, skal vi måle på noget som projektets nøglepersoner overholder de fælles aftaler for samarbejdet, som I lavede på workshoppen.

Måling af samarbejdet er svært, fordi vi måler på begreber som oftest ikke er entydige. Et eksempel på det er begrebet tillid. Tillid kan betyde mange forskellige ting for projektets nøglepersoner. Og måler I på noget som ikke er entydigt, og som kan betyde noget forskelligt for projektets nøglepersoner, er der stor risiko for at målingen ikke giver værdi.

Det er derfor vigtigt, at jeres spørgsmål bliver så konkrete som mulige. Det mest konkrete I kan spørge om, er netop den aftalte samarbejdsadfærd. Derfor skal målinger spørge ind til den konkrete samarbejdsadfærd, I har aftalt på workshoppen.

Lyt til podcast om måling for at lære mere om, hvordan man laver gode målinger.

Principper for en god måling

Udover at målingen skal være proaktiv, relevant og entydig, skal den også leve op til en nedenstående principper.

Målingen skal være:

  1. Anonym. Den bliver kun anonym hvis svarerne indhentes elektronisk. Vi anbefaler brug af fx Surveymonkey eller Cunits.com. Cunits er Bedre Byggeprocessers eget værktøj til måling af samarbejdet.

  2. Let at gennemføre. Det betyder at spørgeskemaet ikke må være for langt. Det skal helst ikke tage mere end tre minutter at svare. Tager det længere tid, bliver svarprocenten lav.

  3. Let at forstå. Resultaterne skal præsenteres aggregeret og på en overskuelig måde. Resultaterne skal desuden gerne sættes i forhold til tidligere målingerne, så de viser en trend for samarbejdet.

  4. Let at forstå. Resultaterne skal præsenteres aggregeret og på en overskuelig måde. Resultaterne skal desuden gerne sættes i forhold til tidligere målingerne, så de viser en trend for samarbejdet4. Transparent. Det betyder at resultaterne af målingerne skal være synlige for alle der giver input til målingen. Vi anbefaler derudover at udvalgte personer i virksomhedernes ledelse, evt. projektdeltagerens overordnede, også have adgang til målingerne. Det skaber ejerskab til det gode samarbejde hos de deltagende virksomheder.

De konkrete spørgsmål i målingen

Målingen skal spørge ind til, hvordan det går med at overholde de konkrete aftaler i har lavet for samarbejdet, nærmere betegnet jeres samarbejdsadfærd. Følger I metoden i Det forpligtende samarbejde, skal I derfor som minimum stille følgende spørgsmål:

  1. Vi arbejder alle hen imod vores fælles definerede målsætninger?

    Spørgsmålet henviser til den konkrete aftale om fælles målsætninger som blev lavet på workshoppen. Her skal deltagerne kigge i opsamlingen fra workshoppen, og forholde sig til, hvor gode de er til at leve op til den konkrete adfærd, som er relateret til hvert samarbejdsmål. Scores kvantitativt på en skala fra 1-5.

  2. Vi overholder alle vores fælles definerede samarbejdsudsagn?

    Spørgsmålet henviser til den konkrete aftale om samarbejdsudsagn, som blev lavet på workshoppen. Her skal deltagerne kigge i opsamlingen fra workshoppen, og forholde sig til hvor gode de er til at leve op til den de samarbejdsudsagn, som de blev enige om. Scores kvantitativt på en skala fra 1-5.

  3. Vi overholder alle vores fælles spilleregler for god kommunikation?

    Spørgsmålet henviser til den konkrete aftale om spilleregler for god kommunikation, som blev lavet på workshoppen. Her skal deltagerne kigge i opsamlingen fra workshoppen, og forholde sig til hvor gode de er til at leve op til den konkrete adfærd for god kommunikation, som blev aftalt. Scores kvantitativt på en skala fra 1-5.

Alle tre ovenstående spørgsmål skal følges op af et åbent kvalitativt spørgsmål:
1a, 2a, 3a) Hvordan kan vi gøre det endnu bedre?
Her skal det være muligt for projektets nøglepersoner at indtaste forslag til forbedringer. Derudover anbefaler vi, at I bruger målingen til at bygge videre på den risikovurdering, I lavede på workshoppen. Det kan I gøre ved at stille følgende åbne spørgsmål:
4. Er der nogen nye eller ikke håndterede risici i projektet?

Som opfølgning på hver måling, har vi dialog om samarbejdet. Formålet med dialogen om samarbejdet er, at vi får løst de udfordringer, der opstår undervejs i projektet. Dialog er vejen til hele tiden at udvikle vores samarbejde i en positiv retning.

Her følger en instruktionsvideo, der guider jer igennem dialogen om samarbejdet. Se eventuelt instruktionsvideoen sammen, inden I skal have dialog om samarbejdet.

Checkliste til Dialog om samarbejdet her.




  • 01

    Dialog om samarbejdet

    Vi sikrer at vi bruger møderne rigtigt, og at alle har fuld forståelse og indsigt i projektets styring og processer.

Læs mere om hvordan vi har håndterer de svære samtaler her.

Sådan håndterer I de svære samtaler

Det er ikke mange byggeprojekter, der kan gennemføres uden udfordringer og uenighed undervejs. Det vil ofte føre til nogle svære, men nødvendige samtaler. Og ved disse svære samtaler sættes samarbejdet for alvor på prøve. Lykkes man med de svære samtaler, vil det styrke samarbejdet. Lykkes man ikke kan det koste på både tilliden og samarbejdet.

Svære samtaler er… svære

Ja det siger jo sig selv. Svære samtaler er svære. Men de er ikke kun svære, fordi selve emnet er svært. De er svære, fordi der er uenighed. Og fordi der ofte er meget på spil, fx i forhold til tid eller økonomi. Oveni vil der tit være følelser involveret. Vi bliver oprørte, pressede, føler ikke den anden respekterer os eller kan ikke forstå, at den anden ikke vil lytte.

Vores natur er heller ikke til nogen hjælp. Under svære samtaler vil vi opleve, at adrenalinen pumper og sætter vores sunde fornuft ud af spil. Vi ender som hulemænd, der kun kan vælge mellem at angribe eller flygte. Det er dømt til at gå galt.

Der findes en metode til at lykkes med svære samtaler

Heldigvis findes der en løsning. Der findes en metode til at lykkes med de svære samtaler. Den er ikke let, men den kan læres. Og når man har lært at lykkes med de svære samtaler, vil det ikke kun gøre byggeprojekterne bedre. Det vil ændre svære samtaler i alle aspekter af livet. Det er et life hack!

Lyt til de to podcast og lær om metoden til at lykkes med de svære samtaler.

bubble